MODUL 1: AKTIVITI 1 ( WORD)

modul1

Aktiviti 1: Membuat Mail Merge

Objektif:

Selepas mengikuti aktiviti ini, peserta akan dapat:

1. Menggunakan Mail Merge sebagai salah satu aplikasi  yang disediakan Microsoft Word untuk membuat dokumen/ surat seperti surat jemputan rasmi yang ditujukan kepada ramai penerima menggunakan isi surat yang sama.
2. Memanfaatkan Mail Merge untuk membuat surat, mencantumkan nama jemputan dan membuat sampul secara lebih sistematik dan menjimat masa.
3. Menggunakan aplikasi Mail Merge dengan menggabungkan dua buah fail. Pertama merupakan dokumen utama (master), berisi surat yang akan dikirim. Fail kedua merupakan sumber data , berisi data alamat yang akan dikirim surat. Data source  dapat  dibuat  melalui  Microsoft Word  menggunakan  aplikasi Table, menggunakan Microsoft  Excel  dan Microsoft Access.

Keperluan:   Mail merge terdiri dari 2 dokumen iaitu:-

A.   Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
B.   Data Source, dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,  
     misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel,  
     Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Prosedur:  

1.  Membuat atau Menyiapkan Dokumen Utama Mail Merge

1)   Buka dokumen word dengan klik tombol New,

2)   Buat surat jemputan yang akan dibuat mail merge,


3) Simpan dokumen surat tersebut dengan klik tombol Save As dengan nama fail sesuai.
4) Buat dokumen surat jemputan  menjadi format dokumen Letter, dengan menggunakan  langkah-langkah berikut.



Klik  Maillings



 Klik tombol Start Mail Merge

 Klik tombol Letter


 
2. Membuat atau Menyiapkan Sumber Data Mail Merge

     Kita membuat data soruce dengan Microsoft Word menggunakan aplikasi table.
     Lakukan langkah-langkah berikut :
1)   Buka dokumen word dengan  klik tombol Select Recepients



2)   Kemudian akan  muncul layar seperti dibawah  ini!



3) Halaman  diatas  telah  diisi  dengan  data  seperti  yang  akan  dikirim.    Sebelum memasukkan data seperti diatas, pastikan terlebih dahulu type recipient information dengan  cara  KLIK  TOMBOL  New  Entry.  Akan  muncul  layar  seperti dibawah.




4) Kemudian pilihlah Field Names yang akan menjadi data.

5) Bila dirasa cukup dalam memasukkan data, pilih tombol OK untuk menyimpan  data.

Pilih tempat untuk menyimpan.




3. Menggabungkan Main Document  Surat Mail Merge dengan Data Source

1)  Buka dokumen  surat mail merge (Surat Jemputan).
2)  Kemudian pilih Mailings > Start Mail Merge > Step By Step Mail Merge Wizard.

Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam  membuka fail data alamat yang akan dikirim. Selain itu juga dilakukan untuk memudahkan mengedit jika masih ada data yang ingin dirubah.

 
3)  Diatas terdapat beberapa pilihan. Pilih letters, kerana yang akan dibuat adalah   mail merge, bukan berupa E-meil messages, Envelopes, Labels dan Directory. Kemudian pilih Use the current documents, karena dokument master telah dibuat.



4) Pilih “Select a different list...” untuk menaggabungkan file master dengan file pendukungnya (berupa alamat yang akan dituju). Pilih file data alamat yang akan dikirim.
5)  Atau  pilih  Edit  recipient  list...  untuk  mengedit  kembali  data  alamat  yang  akan dikirim.

4. Menyisipkan Data Source ke dalam Main Document Surat

1)  Letakkan kursor pada area dokumen yang akan dijadikan tempat menyisipkan field.

Misalnya di bawah Kepada Yth atau pada alamat surat.



2)  Klik tab Mailings



4)  Klik satu field yang ditampilkan pada daftar. Ulangi langkah ke 2 untuk menyisipkan field yang lain. Nama Field akan ditampilkan pada main document surat mail merge.



5. Menampilkan Data pada Main Document Surat

1)  Klik tab Mailings

2)  Klik tombol Preview Results

 

6. Menyimpan dan Mencetak Mail Merge



1)  Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

Print Documents, untuk mencetak surat.  Ada 3 pilihan:-

1.   All untuk mencetak semua surat.
2.   Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.3.   Isi nomor urutan data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.



4.     Edit   Individual   Documents,   untuk   menyimpan   hasil   penggabungan   ke dokumen   baru.        
               
5. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nombor urutan tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.


LATIHAN:
1. Cipta satu borang slip peperiksaan dan sediakan data markah bagi 10 orang kumpulan murid dann gabungkan menggunakan aplikasi Mail Merge yang anda telah pelajari.
2. Sila emil hasil kerja anda di alamat : francisbhkgu@gmial.com atau masukkan dalam ruangan forum dalam portal blog LBK https://modullatihanlbk.forumotion.com/forum




PENGAYAAN:
Layari dan lihat sisipan video sebagai sumber pembelajaran pengukuhan dan pengayaan kemahiran menggunakan Mail Merge dalam pelbagai dokumen yang memerlukan banyak penerima dengan format surat yang sama.